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オフィス系ってどんな仕事?

内勤でオフィスを支える縁の下の力持ち的な存在がオフィス系(または事務系)の仕事です。
主に書類作成やコピー、伝票作成、文書管理、パソコン操作、電話・来客応対などオフィスワーク全般の業務が一般事務の仕事と認識されていますが、その他にも英語スキルを必要とする英文事務、営業職と顧客のパイプ役となる営業事務や営業アシスタント、数字の専門家である経理事務、企業の顔として活動する広報、役員や社長のスケジュールを管理して、しっかりとサポートをする秘書業務など、事務系の仕事は実に多岐に渡ります。

事務の仕事はなければ仕事が回らなくというすべてのオフィスワークの基本とも言える大切なポジションです。基本的なパソコン操作や業務作業の正確さなどは必須ですが、社内外の人とスムーズに対応出来るコミュニケーション能力がある事がとても重要視されます。

内勤を中心に述べましたが、当サイトでは営業もオフィス系に分類しています。

オフィス系の仕事をしている先輩にインタビューしてきました (随時追加予定)

お仕事インタビュー

一般事務 勤続年数3年4ヵ月 Yさん

職業は何ですか?
事務です。一般事務です。

勤続年数は?
3年4ヶ月です。

どんなお仕事ですか?
主に書類の入庫をしています。具体的には、たくさん契約書等を扱うので不備がないか等を確認します。
書類がどんどん溜まっていくのでファイリング等も行います。あとは事務所の簡単な清掃やお茶汲み、コピー等をとったりしています。
大企業ですから事務員の数も多く、人によって振り分けられた仕事が違います。ある事務員さんは経理専門で経理事務をしています。他には総務の事務員さんが備品管理や労務関係の処理などをしています。営業事務さんは外部からの電話対応や書類作成などを行います。来客対応はその時々によって交代でしています。

勤務時間は1回(1日)どのくらいですか?
定時では8時半から5時半までですが(休憩有り)、毎日30分から1時間くらいの残業があります。繁忙期には残業が増えたり、休日出勤もあります。

良かったことは何ですか?
安定した職業だと思います。割り当てられた仕事をミスのないようにきちんとこなせば、きちんと給与も上がっていきます。

大変なことは何ですか?
毎日同じ仕事の繰り返しですから、少し退屈に感じる人もいるかもしれません。それから事務は単調作業も多く、かつミスが許されないというプレッシャーもあるので合わない人には合わない職業です。

どんな人が向いていますか?
こつこつと仕事が出来る人。丁寧に仕事をする人。オフィス内の人間関係もとても大切なので、コミュニケーション能力が必要だと思います。個人的にはどの事務員さんも基本的によく気のつく人が向いてるんじゃないかなぁと思います。

秘書 勤続年数1年6ヵ月 Oさん

職業は何ですか?
秘書です。

勤続年数は?
まだ1年半です。

どんなお仕事ですか?
会社の役員の方のスケジュール管理をします。また、その役員の方が業務に集中できるように整理整頓、車の手配、飲みものの用意、空調の調整をしたりと、補佐をします。書類の作成や処理も多く挨拶状の準備、贈答品の手配、冠婚葬祭に関する雑務なども行います。

勤務時間は1回(1日)どのくらいですか?
1日8時間ですが、やはり自分が付いている役員の方がいる間は会社にずっといますので、まちまちです。残業のない日はほとんどありません。

良かったことは何ですか?
私はまだ秘書検定を受けていないのですが、こうして実際秘書としての業務についていると毎日が実施訓練を受けているようなもので、マナーなどが身につき、自分を磨くことができると思います。

大変なことは何ですか?
とにかく人に会うことの多い職業なのですが、それも一度お会いして次に名前を思い出せない・・・なんてことになると大変失礼に当たりますので、一度で顔と名前をおぼえなければなりません。
今でも名刺を頂いたら、どんな方だったかをなるべくメモに残し、次にお会いするときに名前を失念しないように努めています。

どんな人が向いていますか
コミュニケーション能力が高い方が向いていると思います。私もまだまだ日々勉強中ですが、お会いする方も様々なので会話のひきだしは広い方が良いです。秘書として、付いている上司がそのお客様、またはビジネスパートナーとより親睦を深めることをサポートするのも仕事ですから、誰とでもそつなく話せる能力は重宝されるのではないでしょうか。ただでしゃばることにならないように気をつけなければなりませんが。その見極めも大切です。

秘書 勤続年数1年6ヵ月 Oさん

職業は何ですか?
営業です。

勤続年数は?
6年になります。

どんなお仕事ですか?
私の仕事は新規開拓をせず、常連のお得意様を回るルート営業です。

勤務時間は1回(1日)どのくらいですか?
営業ですから毎日夜遅くなることが多いです。フレックスタイム制を導入していて出勤は11時になっています。
ですがお客様の都合次第で早めに出勤することも多いです。
途中ではいる休憩が2時間、3時間になることがあります。

良かったことは何ですか?
たくさんの人にお会いすることで、自分の人脈がどんどん広がっていきます。ビジネスマナーも実践で身につきますし、仕事が自分の成長につながっていることを日々感じます。

大変なことは何ですか?
拘束時間がどうしても長くなるので、プライベートな時間がなかなか取れなかったりします。小さい子供がいるのですが、帰ったときは既に寝てしまっていて、顔を忘れられてしまいそうで心配になります。もっと家族の時間が取れるといいんですけどね。

どんな人が向いていますか
コミュニケーション能力とプレゼンテーション能力が必要ですし、忍耐力も必要だと思います。お客様によっては理不尽なことを要求されることもしばしば。でもそこをどう乗り切っていくのかで結果も変わってきます。我慢ばかりしているとストレスがたまりますから、上手にそれを発散させる方法も見つけなければなりません。

ありがとうございました。

初めて働く人のための、お仕事リサーチ。

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